Laptop_software

De voor- en nadelen van nieuwe planningssoftware

Als planner werk je van uitdaging naar uitdaging. Maar het implementeren van een nieuw systeem is helemaal spannend. Hoe zal de nieuwe software werken? Lukt het volgens planning? Wat zijn de voor- en nadelen van het overstappen naar een nieuw systeem?

Wij spraken met Remy Hakvoort (Van fysiotherapeut naar revalidatieplanner), die helemaal op zijn plek zit bij het Militair Revalidatie Centrum (MRC) in Doorn. Het MRC is onlangs begonnen met de overstap van Ecaris naar HiX. Wij vroegen Remy naar dit traject.

In welke fase van het traject zitten jullie momenteel?

“We zijn eigenlijk pas net begonnen en zitten nog in de startfase. De werkgroepen zijn ingericht en de eerste stappen zijn gezet. Ik ben geen expert en tot nu toe ben ik slechts zijdelings betrokken bij het traject, maar ik vind het heel interessant om te zien hoe dat allemaal gaat.” 

“Alles moet nog geïmplementeerd worden, dus het moeilijkste moet nog komen. Maar ik kijk lekker met mijn collega’s mee om te leren hoe alles werkt. Het doel is om begin 2022 echt over te zijn. Ik ben benieuwd of dat lukt.”

“We hebben eerst de vakantieplanning nog! Dat is altijd al lastig, maar deze zomer hebben we echt een uitdaging. Veel therapeuten hebben nog een bulk vakantiedagen openstaan en dit najaar is natuurlijk iedereen nodig bij de implementatie van het nieuwe systeem.”

Welk profijt hebben jullie straks van de nieuwe planningssoftware?

“De belangrijkste reden voor de overstap van Ecaris naar HiX is om de software van het MRC gelijk te trekken met andere onderdelen van Defensie. Wij zijn nu nog aan het kijken hoe het programma werkt en wat wel en niet kan.”

“Onder mijn collega’s leeft volgens mij het gevoel ‘we krijgen een nieuw programma, dus alles wordt beter’. Ik hoop dat dit inderdaad zo is, maar theoretisch gezien werkt dat natuurlijk niet zo. Want alles hangt altijd samen met hoe een programma is ingericht en hoe je er mee werkt. Het ligt niet per se aan de software als er niet goed gepland wordt.”

Kun je hier een voorbeeld van geven?

“Het is natuurlijk zo dat een programma je kan helpen je werk beter te doen, omdat het bepaalde taken gemakkelijker maakt. Het kan ook zijn dat je in een programma bepaalde dingen niet kunt doen, terwijl je dat wel zou willen. Maar uiteindelijk ben je als planner zélf degene die ervoor moet zorgen dat je je werk zo handig mogelijk inricht.”

“Bij MRC zijn er bijvoorbeeld bepaalde therapiegroepen, zoals de knie-groep. Een aantal mensen uit die groep moeten ook zwemmen. Maar de wachttijd tussen knie en zwem is vaak heel lang, omdat die specifieke zwemgroep niet eerder wordt gegeven. Zo’n probleem kun je niet oplossen met andere software. Ik hoop dat we deze overstap naar nieuwe software aan kunnen grijpen om ook dit soort problemen aan te pakken.”

Zie je ook nadelen aan het nieuwe programma?

“Een voordeel van ons huidige programma, Ecaris, is dat je roosters naast elkaar kunt zetten en  gemakkelijk kunt schuiven met afspraken. Het huidige plannen gaat dus heel fijn. Ik heb het idee dat dit in HiX lastiger werkt. Maar voor het elektronisch patiëntendossier (EPD) biedt HiX wel weer voordelen. Dat maakt andere taken weer makkelijker.”

“En ik kijk uiteraard alleen met planners-ogen naar het nieuwe systeem. Laten we niet vergeten dat wij slechts een radartje zijn in het geheel! We zullen het allemaal gaan ondervinden. Ik vind het wel leuk. Nieuwe planningssoftware maakt niet alles beter, maar je leert er als planner wel veel van. Weer een puzzel om op te lossen!”