Centrale planning in de GRZ, ook voor uw instelling?

Bij Revalidatie Planners zien wij steeds meer een roep naar centrale planning vanuit de GRZ. Als reden dat dit veelal nog niet geconcretiseerd is wordt meestal een gebrek aan kennis over de voordelen van centrale planning en angst voor de kosten gegeven. Bij Revalidatie Planners leggen wij graag uit wat wij voor u kunnen doen maar wellicht is het goed om eerst eens te kijken wat een centrale planning is, welke problemen deze op kan lossen en of een centrale planning iets voor uw instelling is.

Wat doet een centrale planning?
Een centrale planning maakt het weekrooster voor de behandelaar en revalidant volgens vooraf afgesproken spelregels. Voorkeuren, afwezigheden en mutaties in het behandelprogramma worden door de planner verwerkt. De behandelaar hoeft zijn afspraken alleen nog maar te fiatteren. De planning beheert ook de wachtlijst en signaleert capaciteitsproblemen.

Welke problemen lost een centrale planning op?
De problemen met betrekking tot de roosters/planning bij GRZ instellingen zijn veelal hetzelfde.

  • De revalidant is vaak niet goed in staat zijn rooster in samenwerking met de behandelaar af te stemmen. Afspraken worden op onhandige tijden gepland en er is veel uitval.
  • Er is weinig tot geen inzicht in de capaciteit en de gewenste therapie voor de revalidanten. Er is geen sturing op DBC’s. Er zijn geen tools om productiewensen van het management te sturen.
  • Er zijn loyaliteitsproblemen bij het maken van de planning; de ene behandelaar zit helemaal vol terwijl de ander lege plekken heeft, er wordt bij het opnemen van vrije dagen geen rekening gehouden met de capaciteit die week/dag, behandelaren hebben bepaalde rechten verworven waar het management niks van af weet.
  • Er wordt veel ad-hoc gepland aangezien men denkt dat dit niet anders kan. Dit zorgt voor wachttijden bij revalidanten, inefficiënte productie en ergernissen.
  • De behandelaren besteden veel tijd en energie aan hun eigen planning, soms tot wel 2 uur per dag. Tijd die eigenlijk aan de revalidant of de rapportage besteed moet worden.

Ten opzichte van deze problemen levert centraal plannen de volgende voordelen op:

  • Een betere weekagenda voor de revalidant. Er wordt gewaakt over de multidisciplinariteit van de behandeling, de rusttijden en het vervoer van de revalidant.
  • Er kan beter gestuurd worden op zorgpaden en capaciteit. De centrale planning waakt over het inplannen van de daadwerkelijke therapie ten opzichte van de gewenste therapie. Knelpunten in capaciteit worden proactief gevonden.
  • De roosters zijn objectiever en op tijd. Er wordt rekening gehouden met zowel behandelaar, revalidant als productie.
  • Betere bijsturing op dagnivo. Door een overzichtelijk rooster en goed inzicht in de capaciteit kunnen afspraken makkelijker overgenomen/verplaatst worden, kan meer rekening gehouden worden met spoedbehandelingen en is er beter overzicht wat moet wijzigen voor spoed.
  • De planner doet de planning waardoor de behandelaar zich bezig kan houden met behandelen en rapporteren en de afspraken alleen hoeft te fiatteren.

 

Voor wie is een centrale planning een oplossing?
Hoe meer van bovenstaande problemen bij de instelling spelen hoe groter de winst die met centrale planning te halen is. Daarnaast moet ook gekeken worden in hoeverre andere voordelen als inrichten van zorgpaden, multidisciplinaire intakes en inzicht in capaciteit voor de instelling gewenst zijn.
Ook het aantal SO’s, revalidanten, behandelaren en aantal bedden speelt een rol. Over het algemeen geldt hoe groter de organisatie hoe meer winst in efficiënte te behalen valt.
Daarnaast is natuurlijk belangrijk waar een organisatie naar toe wil groeien de komende jaren en in hoeverre de huidige manier van plannen hierin een obstakel vormt.

Wat kunnen wij doen?
Revalidatie Planners heeft een unieke ervaring met de revalidatie planning en kan uw organisatie in elk deel van het proces bijstaan. Wij ontwikkelen op maat gemaakt QuickScans inclusief business case, ondersteunen implementatie, detacheren planners en u kunt zelfs (een deel van) uw planning aan ons uitbesteden.
Wij onderscheiden ons van andere partijen door onze echte praktijkervaring van de revalidatie planning. Wij zijn, door de aard van onze opdrachten, op zeer veel revalidatiecentra direct betrokken bij de planning en zijn hierin een unieke speler.

 

Erik schreef eerder een artikel over het wel of niet kiezen voor centrale planning in de GRZ, dit kunt u hier terug lezen.

Begin dit jaar deden wij een onderzoek naar het gebruik van centrale planning in de GRZ, de resultaten ziet u hier

 

Wilt u geheel vrijblijvend eens overleggen over de huidige stand van zaken met betrekking tot de planning in uw instelling? Maak hiervoor een afspraak met ons via info@revalidatieplanners.nl Wij komen graag bij u langs om te kijken of we van dienst kunnen zijn.

Leave a comment