Centraal plannen in de GRZ

Erik Braun, maart 2019

Inleiding
In de afgelopen weken hebben wij bij RevalidatiePlanners een kort onderzoek gedaan naar het gebruik van centrale planning in de GRZ. Dat was geen representatief onderzoek, eerder een peiling. We hebben een vragenlijst met 5 vragen uitgezet onder onze relaties bij ca. 160 GRZ instellingen in Nederland. Daarmee – met die 160 – hebben we ook vrijwel alle GRZ-instellingen benaderd. We hebben de vragenlijst uitgezet onder met name managers GRZ en SO’s. De enquête is overigens ingevuld door 21 personen, steeds per instelling door 1 persoon.

De uitkomsten
Uit het onderzoek blijkt dat van de GRZ-instellingen die meededen er ongeveer een kwart aan centrale planning doet.

Verder blijkt uit het onderzoek dat SO’s en behandelaren gemiddeld per dag zo’n half uur aan planning besteden – overigens zit er een grote variatie in de uitkomsten: van instellingen waar de respondent aangeeft dat er geen tijd wordt besteed aan planning (mogelijk de instellingen waar gebruik wordt gemaakt van centrale planning?) tot instellingen waar wordt opgegeven dat behandelaren 1 uur per dag besteden aan centrale planning. Op een werkdag van 8 uur besteden behandelaren dus gemiddeld een half uur, dus 6% van hun totale werkdag, aan planning. Het is natuurlijk de vraag of die tijd niet veel beter aan het direct behandelen van revalidanten kan worden besteed.

Maar hoeveel kost dat ‘zelfplannen’ dan? We hebben daar niet direct naar gevraagd, maar we kunnen wel een schatting maken. Als we ervan uitgaan dat een behandelaar gemiddeld €85.000 per jaar kost (totale kosten, incl. sociale lasten en overhead en uitgaande van een verhouding van 5 paramedici op 1 SO) en 6% daarvan wordt besteed aan planning, komen de kosten van planning dus op €5.100. Dat zijn de kosten per individuele behandelaar, per jaar. We hebben ook gevraagd naar het totaal aantal behandelaren (FTE) bij de instelling. Dat aantal ligt gemiddeld op 35FTE. Daarmee bedragen de kosten van zelfplannen door behandelaren in gemiddelde instelling dus ca. €185.000. Dat is een substantieel bedrag. Het is ook een bedrag waarvoor centraal plannen goed kan worden uitgevoerd.

Maar die besparing op urenkosten is niet het enige voordeel dat respondenten verwachten van centraal plannen. Zij zien ook de volgende voordelen:

 

In de figuur staan de zaken die door verschillende respondenten zijn aangekruist op een lijstje dat wij hebben voorgelegd. Zelf vulden respondenten nog enkele andere voordelen van centrale planning aan:
⦁ Efficiëntere planning behandelaren en beter opvullen gaten die ontstaan zijn;
⦁ Meer inspraak voor de klant;
⦁ Afstemming belastbaarheid cliënt;
⦁ Objectiviteit;
⦁ Efficiëntie, koppeling tussen afdelingen.

In een interview dat wij hielden met Myra Vonken (SO bij Cicero Zorggroep) gaf zij nog aan dat centrale planning bij Cicero ook heeft geleid tot meer overeenstemming tussen management en behandelaren over hoeveel tijd er eigenlijk nodig is voor de behandeling van revalidanten. Ook geeft zij aan dat centrale planning vereist dat behandelaren onderling en met de planning afspraken maken over hoeveel tijd zij gaan besteden aan bijvoorbeeld intakes, teambesprekingen. Door dat onderling af te spreken, ziet zij dat die activiteiten minder uitlopen en er daardoor ook weer tijd vrijkomt. Verder noemt zij als voordeel dat er nu op Cicero Zorggroep een multidisciplinaire intake wordt gehouden, iets dat vrijwel niet mogelijk was toen iedereen een eigen agenda beheerde.

Qua flexibiliteit geeft Myra aan dat zij samen met collegae met de planning daarover afspraken hebben gemaakt: de planning plant alleen een deel van de dag en het andere deel (net iets minder dan de helft van de dag) blijft vrij beschikbaar voor de SO. Binnenkort zal ik het verslag van het interview met Myra Vonken ook posten op ons blog.

In een aantal andere gesprekken die ik voerde sinds het uitvoeren van het onderzoek komt naar voren dat door centrale planning de registratielast voor behandelaren naar beneden gaat. Artsen en behandelaren hoeven na een activiteit op hun smartphone alleen nog maar de bestede tijd middels een ‘swipe’ goed te keuren. Daarmee is hun administratie klaar!

Respondenten zien dus veel voordelen aan centrale planning. Dat roept de vraag op: waarom doen niet meer instellingen het? Wat zijn de obstakels? Ook hier hebben we een lijstje met zaken aan respondenten voorgelegd en ze daar op laten scoren. Dat geeft het volgende beeld (men kon meer zaken invullen):

 

 

Onder ‘anders’ vulden respondenten de volgende zaken in:
⦁ Er is te weinig kennis over;
⦁ Minder flexibiliteit in agenda’s;
⦁ Zien alleen de kosten niet de opbrengsten;
⦁ Geld en te weinig kennis van product;
⦁ Geen verantwoordelijkheid genomen door beslissers;
⦁ Biedt weinig voordelen;
⦁ Flexibiliteit wordt minder;
⦁ Vrijheid behandelaren ingeperkt;
⦁ Geen juiste software gevonden. Moet aan isis te koppelen zijn;

Het is ingewikkeld om op basis van bovenstaande uitspraken te doen over waarom centrale planning niet door meer centra wordt toegepast. Het lijkt toch wel zo dat de (bestaande of verwachte) weerstand van SO’s en behandelaren een belangrijke factor is en dat die weerstand samenhangt met het gevoel ‘mijn vrijheid wordt minder’. Terwijl aan de andere kant bijvoorbeeld Myra Vonken aangeeft dat er juist ook voor artsen en behandelaren voordelen zijn aan centrale planning – er worden vervelende zaken uit handen genomen en daarnaast maakt centrale planning juist bepaalde zaken mogelijk (duidelijkheid over tijdinzet, multidisciplinaire intake, meer eenduidigheid v.w.b. tijdinzet voor bepaalde activiteiten).

Bespiegeling
Het onderzoekje en ook de gesprekken die wij hebben met managers, SO’s en behandelaren in de GRZ roept toch de vraag op ‘centrale planning: waarom doen we het niet?’ Ik kan me voorstellen dat in heel kleinschalige instellingen, doordat iedereen van elkaar weet wat er gebeurt, het voeren van een goede bedrijfsvoering en goede behandelingen mogelijk is zonder centrale planning. Maar in een grote instelling, met een wachtlijst, waar per dag revalidanten binnen komen, besproken moeten worden, behandeld worden en waar stelselmatig (bijvoorbeeld middels een zorgpad) wordt toegewerkt naar een ontslagdatum en waar ook zicht gehouden moet worden op de financiële situatie – ik kan me maar moeilijk voorstellen dat je het daar redt zonder centrale planning.

In gesprekken zie ik ook wel de bezwaren. De SO’s en behandelaren voelen hun flexibiliteit beperkt en dat voelt niet goed, zeker niet als je vervolgens niet weet of de kwaliteit van de planning wel echt goed zal zijn.

Ik ben heel benieuwd naar wat jij als lezer van dit artikel vindt. Je reactie wordt zeer op prijs gesteld! En als wij je kunnen helpen bij de overwegingen over centrale planning: laat dat ons dan weten!

Erik Braun
RevalidatiePlanners
erik.braun@revalidatieplanners.nl

 

Leave a comment