Wel of niet kiezen voor centrale planning in de GRZ?

Wel of niet kiezen voor centrale planning in de GRZ?

December 2018

Ik loop nu enkele jaren (sinds 2014) rond in de GRZ en naar mijn waarneming wordt de GRZ steeds professioneler, met de samenwerking in ketens, de ontwikkeling van standaard zorgpaden, steeds meer de toepassing van meetinstrumenten (zoals de USER). Daarmee hebben GRZ instellingen sinds invoeren van de DBC-financiering al grote stappen gezet. En dat is nog maar een paar jaar geleden!

Ook op bedrijfskundig en managementgebied lopen er allerlei ontwikkelingen, zoals het nauwkeuriger sturen op DBC’s, ligduur en doorstroming. In dat kader wordt er in verschillende instellingen momenteel nagedacht over centraal plannen. Enkele instellingen zijn daarop al overgestapt en verschillende instellingen twijfelen nog. Want: wanneer wordt het zinvol? En wat levert het op voor de financiële gezondheid van de instelling, voor de behandelaar en voor de patiënt?

Een veel gehoord bezwaar tegen de invoering van centraal plannen is het gevoel van SO’s en behandelaren dat zij daarmee hun autonomie opgeven en greep verliezen op het behandelproces. Maar is dat nou zo? En wegen de voordelen op tegen dit (en wellicht nog andere) nadelen?

Uit verschillende voorbeelden die ik heb gezien (ook in de MSR) is een goede samenwerking tussen behandelaren en de afdeling planning een belangrijke voorwaarde voor het slagen van centrale planning. Door goed samen te werken blijft de behandelaar toch grip houden, maar hoeft niet alles zelf meer te doen. Dat vergt natuurlijk de nodige professionaliteit en mondigheid van de planners. En het vergt ook dat planners en behandelaren zich over en weer aan de gemaakte afspraken houden en bij afwijken daarover overleg hebben en zo nodig afspraken bijstellen.

Als die goede samenwerking er is, heeft centraal plannen de nodige voordelen. De belangrijkste is natuurlijk dat de behandelaar zich geen zorgen meer hoeft te maken over een goede planning. Hij/zij kan zich volledig wijden aan de behandeling van de patiënt en wordt ook tussendoor niet gestoord met allerlei vragen over een zieke collega, no show van een patiënt, etc. Al die vragen worden door  de centrale planning opgevangen en opgelost. Bij een decentrale planning leidt dit allemaal al snel tot storing en dus minder prettig werken en ook een lagere productie. Tot veel plannen en herplannen.

Door centrale planning is het voor de manager (en de teams) ook beter mogelijk om te sturen op de lopende trajecten en het aantal beschikbare behandeluren, waardoor gestuurd kan worden op ontslagdatum, ligduur en DBC. Die zaken zijn natuurlijk van steeds groter belang en een centrale planning kan worden ingezet om voortdurend inzicht te houden op het zorgpad/revalidatietraject.

Voor de patiënt geeft centrale planning het voordeel dat je weet wat er die week staat te gebeuren aan behandelingen. Vaak een hele zorg minder en ook voor mantelzorg wel zo duidelijk. Zeker ook als in de planning rekening wordt gehouden met rusttijden en bijvoorbeeld met ziekenhuisbezoek. En dat overzicht is ook gemakkelijk voor de afdeling: zij weten nu ook op welk tijdstip de patiënt een behandeling heeft en daarvoor klaar moet zijn (en eventueel gebracht moet worden).

Dit neemt alle betrokkenen – ook de SO en de andere behandelaren – veel onnodig en vervelend werk uit handen en biedt ze de mogelijkheid meer tijd te besteden aan de patiënt en de behandeling.

Een centrale planning  kan ook een goede informatiebron zijn voor capaciteitsplanning. Op de planning wordt  als eerste zichtbaar waar en wanneer extra behandelaren nodig zijn om de gewenste behandelingen te geven. Misschien zijn er meer fysiotherapeuten op vrijdagmiddag nodig. Dan is inzet van therapeuten voor bijvoorbeeld de dinsdag  niet toereikend. Dit vraagt overigens wel de nodige stevigheid van de planningsafdeling – iets wat in verschillende instellingen nog wel beter kan. Helpend daarbij is een ‘open oor’ van management en behandelaren voor de opmerkingen van de planning.

Een belangrijk ander voordeel is dat we nu meer zicht krijgen op de belasting van de patiënt per week – door centraal te plannen kunnen we behandelingen beter verdelen over de week en daardoor beter aansluiten op de belastbaarheid van de patiënt met naar verwachting een goed gevolg voor het behandelresultaat. Alhoewel ik het niet zeker weet, denk ik dat met centraal plannen ook een betere verdeling van bijvoorbeeld opnames en ontslag van patiënten over de week kan worden bereikt, waardoor het werk voor de behandeldienst ook prettiger is en minder pieken en dalen.

Centrale planning heeft natuurlijk ook nadelen. Het vergt van alle betrokkenen duidelijkheid en vooruitdenken over aan- en afwezigheid. Duidelijke communicatie over wijzigingen in het beleid.

Daarnaast zijn er natuurlijk de kosten van centrale planning. Dat gaat dan om de medewerkers (planners) die nodig zijn, al dan niet ondersteund met planningssoftware en om het hele traject van eraan gewend raken dat behandelaren niet zelf meer plannen.

Voor wat betreft de kosten: ik heb zelf vooral ervaring in de MSR en daar gaat het al snel om 4 tot 20 FTE aan planners (bij een DBC omzet van €15-60 mln). In een GRZ instelling (met een DBC omzet van €3 tot 15 miljoen) zullen 1 tot 3 FTE planners nodig zijn. Inclusief overhead en software belopen de kosten van zo’n centrale planafdeling daarmee zo’n 1-3%. Dus: centrale planning is voordelig op het moment dat daarmee de productiviteit van de behandelaren met datzelfde percentage omhoog gaat. En bij een goede centrale planning en goede samenwerking gaat dat natuurlijk altijd lukken. Dus: wie begint?

Overigens ben ik me ervan bewust dat planning niet alleen mensenwerk is en zal gaan profiteren van steeds betere ondersteuning met intelligente software. Er hoeven niet altijd veel mensen bij te komen!

Erik Braun is directeur van RevalidatiePlanners een bedrijf dat gespecialiseerde revalidatieplanners detacheert bij revalidatieinstellingen in de MSR en in de GRZ.

Leave a comment